脳科学の観点から
コーディネート
デスクを最適化して
効率化を図ろう
読了時間
１０分
この記事で分かること
デスクを最適化
するための私見
山積みにされた
書類はオブジェ
引き出しの
活用法
集中力が
途切れる理由
【prologue】
脳の錯覚が物を失くす
物を失くしたり
物事に集中できなかったり
知らず知らずのうちに
脳が錯覚することで、我々は体力を消耗しています。
教授のデスク
学生の頃、課題の提出に行くと
教授のデスクはいつも綺麗に片付いていました。
書類や本が整理してある、ということではなく
整理整頓されている、ということでもなく
教授のデスクの上はおろか
デスク周辺には何も置かれていませんでした。
過剰処理されると
脳は背景を作り出す
煩雑に物が置かれている状況において
人は無意識のうちに物を認識しています。
その状況に慣れてしまうと
脳は煩雑に置かれた物を背景と錯覚するようになります。
探し物は目の前に落ちているのに
それに気づけないのは脳が錯覚を起こしているからです。
ここでは脳科学の観点から
デスクはどのような状況が望ましいのか簡単にまとめました。
あなたのデスクとどんな違いがあるのか
ぜひ、比較してみてください。
白い部屋は清潔感のある、綺麗な印象が強くなります。
病院、特にカウンセリングルームは患者さんに安心感を与えるため白基調が強めです。
４つの項目から構成する
理想のデスク
ここでお話しするのは職場の話しです。
少し長くなりますので
４つのジャンルに分けてみましょう。
あなたの職場には....
１部屋に時計は何個、設置されていますか？
デスクには、いくつ引き出しが付いていますか？
鞄の置き場所は決まっていますか？
書類は山積み派？ 引き出しに詰め込む派？
１．時計の数はミスの数
結論から言えば
部屋の構造上、角度で時計が見えないとしても
１部屋に１つが望ましいとされます。
時間を気にする人ほど、時計に目が行きがちになります。
そうして時計を気にする習慣が付くと
人は急いでいなくても時計に目を向けてしまいます。
「常に時間を気にすることは、いいことじゃないか」
と思われるかもしれませんが
目線を時計に向けることで
せっかく続いていた集中が解けてしまいます。
落語じゃありませんが
人は疲れている時ほど
「ときそば」をしたくなるものです。
何より、忙しい人ならスマホでアラームをセットするでしょう。
時計の必要性は昔ほど高くないのも事実です。
２．引き出しは
三区画に分ける
引き出しが３つ以上ある
あるいは３つ無かったとしても
引き出しは「退避用」「私物用」「管理用」で区分けしましょう。
書類やペンの置き場所が決まっていると
置いたり取ったりを繰り返しているうちに
脳が潜在記憶として補完します。
すると、意識していなくても物がどこにあるのか把握できます。
つまり、どれだけ部屋が汚くても
これさえできれば失くし物は減ります。
退避用の引き出し
火事や地震など、災害には備えません。
退避用の引き出しには何も入れません。
空の引き出しを１つ、空けておくのです。
今、集中して取り組んでいる案件から
急遽、優先しなければならない案件がやってきた時
退避用の引き出しに書類や文献などを入れておくことで
デスクの上を今一度リセットしましょう。
空の引き出しを作る余裕がないようなら
空の段ボールに「退避用」と殴り書きをしておきましょう。
上司や同僚からの救助も見込めるのではないでしょうか。
私物用の引き出し
筆記具やノート、スマホ、飲食物など
自分の持ち物は「自分の目」の届かないところにしまっておきましょう。
情報の８割は目から入ってきます。
特にスマホを目に入れてしまうと
LINEやTwitterが気になって集中できなくなってしまいます。
すぐに取り出せ、すぐにしまえる場所が望ましいです。
引き出しが小さければ、なお良いでしょう。
持ち物を少なくし、整理する場所が明確になっていること
物を「どこにやったっけ？」という
探す手間が省けることに、きっとあなたも気づくでしょう。
管理用の引き出し
言わずもがな
仕事で使うための引き出しです。
書類を保管したり
滅多に取り出さない資料などを整理して
引き出しの中に小さな資料室を作っておきましょう。
３．鞄は常に近くに
足元に置く
デスクから離れた場所
コートと一緒に壁掛け
多くの方は所定の置き場所を決めていることかと思います。
ここでは、私の鞄事情と交えてまとめていきます。
そもそも持ち歩かない
私は車での通勤がメインでしたので
基本的に鞄は持ち歩きませんでした。
必要な物を常に車に置いておき
携帯や財布など
ポケットに入れて持ち運んでいました。
書類やタブレットを
持ち歩くことに
ある時を境に、書類や図書館で借りた本、タブレットなど
物を持ち歩くことが多くなりました。
始めは１００均で買ったA4サイズの
透明なメッシュポーチに入れていたのですが
汚れが目立つ
すぐボロボロになる
ということがあり
所謂セカンドバッグを購入しました。
（Amazonより引用、画像クリックでAmazonへ飛びます）
このバッグの良い点は
引き出しに入る小さめのサイズのバッグであれば
私物用の引き出しにそのまま突っ込んでおけます
帰る時には「退避用」と「私物用」の引き出しの両方が
空っぽ、ということになります。
４．「山積み」と
「積み込み」は使い分け
２項目で記述した「退避用」引き出しは
デスクをリセットすることで
余計なことに集中力が分散されずに済みます。
しかし、その反面
デスクがスッキリしているが故に
仕事を他の人よりも大量に振り分けられてしまう恐れがあります。
仕事を効率的にこなしているのに
残業をしなければならなくなるようでは本末転倒です。
では、どうしたら良いのでしょうか？
【epilogue】
考え方と捉え方
そういったことを気にする場合は
ここまで記事内で掲げたことは全て忘れて
素直に、これ見よがしに書類の山を作っておきましょう。
ただし、ここで意識して欲しいことがあります。
山積みにした書類は
あくまで「自分は忙しいよ」アピールをするための
オブジェなのです。
デスク脇に置いてある観葉植物と同じオブジェです。
あなたが「忙しい人」アピールをすることで
上司があなたの仕事のペースを管理するのではなく
自分で仕事のペースを管理できるようになります。
あなたが上司を操る
そういった「物事を自分が操っている」といった感覚は
あなたの心にゆとりを持たせます。
このように記述すると
さも「調子に乗ってる」と思われそうです、が
ぜひ、調子に乗ってください。
調子の良い人は輝いて見えるものです。
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【参考】
杉山崇-心理学者・脳科学者が子育てでしていること、していないこと
宇都出雅巳-自分を変える「脳」の習慣
メンタリストDaiGo-自分を操る超集中力
原田悦子-意識再考：記憶心理学の最近の成果から
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